Hvad betyder arbejdsflow egentlig, og hvordan sikrer jeg et godt flow på min arbejdsplads?
Jeg tænker på arbejdsflow som et produktionsflow. Alle virksomheder leverer et produkt – hvad end det er et fysisk produkt, en ydelse eller noget helt tredje. Hvad skal der til for at netop jeres arbejdsflow er helt optimalt? Det kan jeg hjælpe jer med at sætte spotlight på!
Arbejdsflow er et begreb, der ofte bruges i forretnings- og ledelseskredse til at beskrive måden, hvorpå arbejdet organiseres og udføres i en virksomhed eller organisation. Et flow er en tilstand, hvor der arbejdes effektivt, med stor glæde og i fordybelse, og hvor en opgave har det fulde fokus. Et veltilrettelagt arbejdsflow kan bidrage til at forbedre effektiviteten, produktiviteten og arbejdslysten, mens et dårligt udformet arbejdsflow kan føre til frustration, spild af tid og udbrændthed. Hvis du oplever, at opgaver havner mellem to stole – så kan det netop være jeres arbejdsflow der skal kigges på. Hvorfor tror du, at det sker hos lige præcis jer?
Begynd med at kigge på det nuværende arbejdsflow hos jer. Hvad fungerer rigtig godt? Hvad fungerer knap så godt? Begynd med at sætte lidt ord på det!
Min ufuldstændige tjekliste til et godt arbejdsflow får du her – den er bygget på en god blanding af faglighed og erfaring:
- Gennemgang af bygninger – spot de steder hvor bygningen spænder ben for flowet
- Sammenhængende flow – kan testes gennem tegning og model
- Fællesskab og handlekraft – for at få et optimalt arbejdsflow skal der spilles sammen som et hold
De fysiske rammers betydning for dit arbejdsflow
I min optik skal en bygning understøtte den aktivitet og de mennesker den rummer. Du bliver nødt til at tilpasse omgivelserne til menneskerne. Du skal derfor gennemgå dine fysiske rammer – både dem, der er udenfor, såvel som dem, der er inde. Det skal du gøre med et fokuseret blik på, hvad der fungerer rigtig godt – og hvad der ikke umiddelbart fungerer helt så optimal. Eller måske endda fungerer rigtig dårligt. Vær kritisk. Det, der fungerer dårligt i de fysiske rammer, kan være enormt hæmmende for dit arbejdsflow. Du kan derfor optimere virksomhedens arbejdsflow ved at justere på de fysiske rammer, der omgiver menneskerne. Nogle gange vil de små justeringer i indretning være nok, mens der andre gange måske skal en ombygning eller tilbygning til.
Jeg hjælper og rådgiver dig gerne med at gennemgå de fysiske rammer og stiller de helt rigtige spørgsmål, der sætter spot på udfordringerne, men som også sætter lys på mulighederne. Kun ved at sætte spot på udfordringer finder vi de helt rigtige løsninger til netop dig.
Kan du pisse dit arbejdsflow i sne?
Det lyder måske en smule skørt og absurd, men ikke desto mindre, så var det, hvad en vejleder på arkitektskolen engang sagde til mig: ”En plantegning skal være så simpel at den kan pisses i sne”. Det har sidenhen sat sig fast hos mig, og det er nu præcis sådan, at jeg har det med arbejdsflow.
Det kan vi teste ved at visualisere virksomhedens arbejdsflow. Det foregår på den måde at jeg skitserer en tegning efter vores grundige snakke og gennemgang af bygningen. Målet er således at finde frem til det optimale arbejdsflow. Det arbejdsflow, der vil give jer de bedste resultater – og det flow der gør arbejdsdagen til en leg og skaber et fedt arbejdsmiljø hos jer. Et arbejdsflow, hvor alle naturligt bidrager med deres allerbedste, og hvor opgaverne løftes i flok og sker i et samarbejde menneskene imellem. Det skaber meget mere værdi, end man lige umiddelbart skulle tro!
Alle har brug for at være en del af løsningen
Når vi skal finde en fælles vej og en fælles løsning, så vil vi alle sammen gerne være med til at bidrage! Det skyldes, at når vi bidrager til noget, så bliver vi også en del af fællesskabet. Og hvem vil ikke gerne være en del af det? Det er nemlig vigtigt at føle sig inkluderet og som en del af holdet – og når vi skal rykke fremad og finde løsninger, så kan det være helt afgørende for det samlede resultat.
Måske tænker du, at det ikke virker som en vigtig del af en virksomheds arbejdsflow og for selve produktionsflowet. Hvad har det med hinanden at gøre? Hvorfor skal vi tænke i de baner?
Det er rent faktisk en helt essentiel del af det!
Jeg arbejder med involvering af medarbejdere, når der er forandringer under opsejling og hverdagen måske bliver forandret en smule. Når et arbejdsflow skal ændres som følge af eventuelle dårlige resultater, forandringer i organiseringen, markedsvilkår eller lignende, så er der enormt mange faktorer, der spiller ind. Det allerførste skridt til at få medarbejderne til at være en del af løsninger er, at etablere et sundt fællesskab og skabe de rammer, der gør det muligt for alle at bidrage. Derudover er det helt centralt, at der er tillid til processen. Det er vigtigt, at der bliver givet tid til, at alle skal finde modet til at tage de positive sko på og tage de første skridt ind i forandringsprocessen. Så vil i opleve, at løsningen og det nye arbejdsflow bliver tegnet helt af sig selv.
Vær hellere grundig frem for at være hurtig
Det er en god idé at se på arbejdsflowet i en virksomhed med stor grundighed og med et åbent sind. Der er faktisk brug for, at vi ser på flowet med et 360 grader blik. Det er en nødvendighed, hvis du gerne vil løse udfordringerne og komme problematikkerne til livs. Det hjælper betydeligt, hvis du tager 3D-brillerne på og får det fulde overblik over din virksomheds fysiske rammer, arbejdsmiljøet, fællesskabet og så videre.
Det behøver ikke nødvendigvis at tage lang tid eller kræve en masse energi og kræfter fra jer, men jeg vil kraftigt anbefale, at du vælger at gøre det i et tempo, så alle kan være med – så alle er klar til at finde den rigtige løsning og yde i fællesskabets favor.
Kontakt mig her og kom et skridt tættere på et godt arbejdsflow.